دانشجويان واجد شرايط دريافت خوابگاه و غذا، تنها در صورت داشتن سرترم آموزشي فعال، امكان ثبت نام و تردد در خوابگاهها و دريافت غذا را دارند. متأسفانه هرساله تعداد قابل توجهي از دانشجويان، به ويژه در مقاطع تحصيلات تكميلي، با شروع سال تحصيلي، سرترم آموزشي ندارند و با مراجعه به اداره كل امور خوابگاهها، و ذكر دلايلي مانند عدم بررسي به موقع درخواست آنها در دانشكده‌ها، گروه‌ها و يا عدم تشكيل جلسات گروه‌ها به ويژه در ايام تابستان درخواست تخصيص خوابگاه و غذا مي نمايند.
ضمناً با آوردن يك نامه از دانشكده، مبني بر اينكه "درخواست دانشجو در حال بررسي است"، تاكيد بر تخصيص خوابگاه و تردد موقت را مي‌نمايند، حتي بعضاً مشاهده مي‌شود اين بلاتكليفي تا چندين ماه نيز به طول مي‌انجامد.
در سال تحصيلي جديد، امكان تخصيص خوابگاه و تغذيه به اين گروه از دانشجويان وجود ندارد لذا موكدا خواهشمند است دستور فرمائيد وضعيت آموزشي دانشجويان آن دانشكده / دانشكدگان كه نياز به تصميم گيري در گروه‌ها و كميسيون موارد خاص را دارند هر ساله تا قبل از آغاز سال تحصيلي جديد و حداكثر تا يك هفته بعد از شروع آن، تعيين تكليف شود. اين نكته براي دانشجويان، و هم براي مديريت خوابگاهها، بسيار حائز اهميت مي باشد بنابراين تقاضا دارد توجه و رسيدگي جدي فرماييد.
